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院长办公室职能职责

2013-04-10 11:02【打印】阅读次数:

院长办公室职能职责

院长办公室是学校的综合协调职能部门,负责学校行政日常工作落实和组织协调,起着承上启下、联系左右、沟通内外的枢纽作用,主要职责有:
一、在学院党委、行政的领导下,围绕全院中心任务,负责学院行政有关决议、决定的落实和检查,协同有关部门深入基层调查研究,提出意见和建议,供校领导研究决策。
二、负责处理各类行政公文,确保文件传输的准确、及时;负责审核、印发各种以行政名义发出的文件、文稿等。起草行政年度工作计划、工作总结等各类文件。
三、安排、组织召开学校层面的行政会议。
四、做好全校的信息统计和全校性综合统计、填报综合统计报表。
五、负责学校综合档案管理、公务车辆管理和收发室工作。
六、负责学校公章和法人印章的管理和使用。
七、协调、安排学校对外接待和联络工作;接待、受理群众来访来信。
八、负责学院领导交办的其他工作。
  

院长办公室秘书科职责

一、负责组织起草学校行政重要文件、报告以及行政工作计划、总结等综合材料。
二、协助院办主任起草、初审供学院领导用的报告、讲话稿。
三、负责院长办公会的会议记录,编发会议纪要和决议。根据领导安排,做好临时性工作的会议记录。
四、负责机要文件的传递。
五、负责上级来文的签收、登记、编号、拟办、传阅、承办、催办、查办、保存、归档、清退等工作。
六、负责学院行政公文的指导、管理工作和审核工作。负责行政发文的审核、修订、编号、登记、制发、立卷和归档工作;负责以院长办公室名义发文的拟稿及学院印章管理使用。
七、负责安排院长接待日,负责院长接待日记录、填写反馈表等工作。
八、负责学院印章及机构代码证的使用管理工作。
九、协助其他科室完成相关工作。
十、完成学院和办公室领导交办的其他工作。


院长办公室综合科职责

一、负责接待、收发和办公电话管理工作。
二、负责总值班排班及总值班室管理,做好有关全院性的值班安排、加班统计工作。
三、负责公务小车班管理及部门用车安排工作。
四、负责院长办公室综合治理、消防工作。
五、负责院领导及办公室常规经费与专项经费的预算与费用报销工作。
六、负责高基报表的统计工作。
七、负责行政领导办公室、会议室、报告厅的日常管理工作。
八、负责校务公开及党风廉政建设的相关工作。
九、小车班岗位空缺期间,履行小车班职责。
十、协助其他科室完成相关工作。
十一、完成学院和办公室领导交办的其他工作。

 

 


院长办公室档案科职责
 

一、贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《云南省档案条例》,忠于职守,维护档案的完整与安全。
二、负责做好全院的综合档案管理工作。
三、做好档案信息的利用、服务工作。
四、指导学院各部门兼职档案人员做好应归档文件的整理立卷工作,督促各部门按时归档。
五、做好库房档案的管理,熟悉库藏档案的内容,热情、准确地为利用者提供服务。
六、遵纪守法,刻苦学习专业知识。不断学习国家有关档案工作新的政策规定,并贯彻到档案管理的实际工作中。
七、认真完成学院领导和上级主管部门布置的各项档案工作,接受上级主管部门和档案行政管理部门的监督和检查。
八、负责《云南中医学院年鉴》编写工作。
九、协助其他科室完成相关工作。
十、完成学院和办公室领导交办的其他工作。

 

院长办公室小车班职责

一、负责院办公务车辆和小车班驾驶员的管理。
二、负责公务车辆调度工作,在确保安全的情况下、充分发挥公务用车的使用效率。
三、负责行车日志记录。行车日志中应记载行车时间、用车人、批准人、公里数、车辆状况等。
四、负责做好小车班驾驶员的培训和学习工作。
五、协助其他科室完成相关工作。
六、完成学院和办公室领导交办的其他工作。

 

 

 

 

 


院长办公室主任职责

一、全面主持院长办公室工作。
二、负责审核以行政名义发出的各种文件、文稿等。
三、负责档案、机要工作。
四、深入基层开展调查研究,并及时提出意见和建议,供校领导研究决策。
五、负责院长办公室党风廉政建设、规章制度建设工作。
六、负责院长办公室日常及项目经费的审批。
七、负责学校决议及其他会议决定的检查、落实和督办。
八、综合协调职能部门的有关工作,协调落实党、政组织的有关重要活动。
九、完成院领导交办的其他工作。

 

 

 

 

院长办公室副主任职责

一、协助主任完成院长办公室工作。
二、负责院长办公室内部工作协调。
三、负责行政会议、保密工作。
四、负责办公室安全、车辆管理工作。
五、负责院务公开、基础数据及各类报表工作。
六、负责支部、工会及职工福利工作。
七、协助主任做好深入基层开展调查研究工作。
八、完成院领导交办的其他工作。
九、分工负责综合科、小车班工作。
 

 

 

 

 


秘书科科长岗位职责

一、全面负责秘书科工作的总体安排与协调。
二、负责学院行政主要文件、报告以及行政工作计划、总结等综合材料的组织或起草工作。
三、协助院长办公室负责人起草、初审供学院领导用的报告、讲话稿。
四、负责以学院和院长办公室名义印发文件的审核工作。
五、负责院长办公会、院务会的会议记录,审核、编发会议纪要和决议,检查督办决议执行情况。
六、负责对外总体形象宣传材料的起草和组稿工作。
七、负责院长接待日记录、填写反馈表等工作。
八、负责学院印章、办公室印章、领导印鉴及机构代码证的管理使用。
九、协助其他科室完成相关工作。
十、完成院领导和院长办公室领导交办的其他工作。

 

 

综合科科长岗位职责

一、 负责综合科工作的安排与协调。
二、 负责做好接待工作。
三、负责行政总值班排班及总值班室管理;做好有关全院性的值班安排、加班统计工作。
四、负责收发室管理工作。
五、负责全院办公电话管理。
六、负责做好院办的综合治理、消防、保密工作。
七、负责院领导及办公室日常费用报销。
八、负责学院有关统计工作。
九、负责院领导办公室日常管理;负责会议室、报告厅的日常管理及会议工作;负责办公室日常管理工作。
十、做好校务公开办公室、“奖教金、奖学金和助学金”管委会办公室及党风廉政建设的相关工作。
十一、小车班班长岗位人员空缺期间,履行小车班班长职责。
十二、协助其他科室完成相关工作。
十三、完成学院和办公室领导交办的其他工作。

 

档案科科长岗位职责

一、负责拟订学院档案工作规章制度,并负责贯彻落实。
二、负责指导学院各部门兼职档案人员做好应归档文件的整理立卷工作。
三、负责督促各部门按时归档。
四、负责按时接收每年各部门移交的档案。
五、负责档案整理,编制机读目录。
六、负责档案上架入库工作。
七、负责档案库房的管理。
八、负责编制检索工具。
九、负责档案检索,提供档案利用。
十、负责《云南中医学院年鉴》编写工作。
十一、协助其他科室完成相关工作。
十二、完成学院领导和上级主管部门布置的各项档案工作,接受上级主管部门和档案行政管理部门的监督和检查。

 

 


小车班班长岗位职责

一、全面负责小车班工作的安排和协调。
二、以身作则,带领小车班全体人员,为校领导和部门公务用车做好服务工作。
三、做好小车班驾驶员思想政治工作,引导驾驶员树立安全第一的思想,降低事故率,不断提高服务质量。
四、严格执行车辆定期检修和保养制度,本着勤俭节约的原则,搞好车辆的维护保养工作,提高设备完好率、车辆出勤率。
五、负责办理购买车辆保险、车船费等事项的相关手续。
六、负责督促驾驶员做好车辆检审、环保和保养等工作。
七、负责核实公务用车油费、修理费等相关经费,及时报销车辆使用费及驾驶员相关费用。
八、负责行车日志记录,核定车辆耗油量,登记行车里程、油耗,建立维修台账。
九、负责小车班驾驶员考勤,安排小车班值班工作。
十、负责安排小车班驾驶员学习、培训,不断提高驾驶员的业务水平。
十一、协助其他科室完成相关工作。
十二、完成学院和办公室领导交办的其他工作。

 


秘书科科员岗位职责

一、协助秘书科科长做好日常工作的协调。
二、负责以学院和院办名义印发文件的修订、编号、登记、制发、归档、清退等工作。
三、负责上级来文的接收、登记、编号、传阅、承办、催办、保存、归档、清退等工作。
四、负责各部门发院办文件的接收、传阅、保存等工作。
五、根据领导安排,参加各种行政专题会议,做好会议记录,并起草会议纪要。
六、负责收集校内信息。
七、负责编写学校的大事记,负责收集并协助编写《云南中医学院年鉴》。
八、负责安排院长接待日,负责院长接待日记录、填写反馈表等工作。
九、承担兼职档案员工作。
十、协助其他科室完成相关工作。
十一、完成院领导、院长办公室领导和秘书科科长交办的其他工作。

 

机要交换员岗位职责
 

一、在秘书科的领导下负责学院机要文件交换工作。
二、接受党办、院办机要业务的领导。
三、严格遵守保密制度,时刻保持警惕、细心。
四、确保正常工作期间文件交换的安全、顺利进行;确保紧急情况、节假日期间,特件特送,及时处理。
四、确保通讯24小时畅通,保持应急状态。
五、发生突发事件,应及时报案,并同时报告学院。
六、协助其他科室完成相关工作。
七、完成学院和办公室领导交办的其他工作。

 

 

 

 


收发室岗位职责

一、自觉遵守学校规章制度,树立窗口形象,增强服务意识。
二、遵守劳动纪律和保密守则,坚守工作岗位,按时收发信件,注意安全保密,劝阻无关人员进入收发室。
三、认真做好挂号信、汇款、包裹单、特快专递的登记与分发工作,并及时公布领取信息。
四、凡要签收的信件、单据,要当日做好登记,确保邮件安全,并及时联系收件人领取。
五、必须准确及时地完成信件的收发任务,不得延误、遗失。
六、协助其他科室完成相关工作。
七、完成学院和办公室领导交办的其他工作。

 

 

 


小车班驾驶员岗位职责

一、爱岗敬业,爱护车辆,遵纪守法,团结互助,以良好的职业道德,过硬的驾驶技术,饱满的工作热情,切实做好本职工作。
二、服从安排,听从指挥,随时保持通讯畅通。
三、严格遵守操作规程和交通法规,持有效证件驾驶车辆。负责做好车辆的保管、维护保养工作,确保车辆性能完好、安全。对车辆要勤检查,勤保养,保证车辆整洁、干净。长途出行前,必须对车辆进行全面检查及修理。
四、上班期间,无出车任务时,完成院长办公室领导安排的其他工作。
五、严格遵守保密制度,做到不传话、不插话、不谈论有损他人名利和学校声誉之事。
六、协助其他科室完成相关工作。
七、完成学院和办公室领导交办的其他工作。


 

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