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关于印发《云南中医学院档案管理办法》的通知

2019-12-04 10:37:40【打印】阅读次数:

关于印发《云南中医学院档案管理办法》的通知

 

学校各部门:

经2017年12月7日,第12次校长办公会研究同意,现将《云南中医学院档案管理办法》印发给你们,请认真贯彻执行。

 

                                                                                                                                                                                      云南中医学院

                                                         2017年12月25日

 

    云南中医学院档案管理办法

 

     第一章  总  则

第一条  依据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》《云南省档案条例》等法律法规,为完整、准确、系统、规范地收集、保管、开发和利用学校档案,使档案工作更好地为教学、科研、医疗、管理服务,特制定本办法。

第二条  本办法所称的档案,是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  档案工作是学校工作的重要组成部分,是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志,是维护学校国有资产和社会合法权益的重要保证。

第四条  档案管理遵循“统一领导、集中管理、分级负责”的原则,确保档案的完整、准确、系统、安全和有效开发利用。

第五条  档案工作纳入学校工作计划,纳入部门行政管理目标考核项目,在布置、检查、总结、验收、考核各项工作的同时,布置、检查、总结、验收、考核档案工作。

第六条  学校对档案工作的岗位设置、人员编制、经费预算、库房设施、现代化办公技术建设等方面给予必要的支持和保证。

      第二章 档案管理机构设置

第七条  学校档案工作在校长的统一领导下,由校长办公室主任(副主任)具体分管,校长办公室设档案科,并配置专职档案人员,对学校档案集中统一管理(其中干部人事档案由党委组织部管理,并按照《云南中医学院干部人事档案材料收集归档规定》《云南中医学院查借阅干部人事档案的办法》《干部人事档案查(借)阅制度》进行管理)。

第八条  学校档案工作由上级教育行政部门领导,接受档案行政管理部门的业务指导、监督及检查。

第九条  成立学校档案工作管理委员会,负责检查全校档案工作,审定档案工作计划、规章制度,负责档案工作考评及表彰奖励。

第十条  建立学校档案工作管理网络。各部门必须明确一名领导直抓部门档案工作,并明确1-2名兼职档案人员,负责本部门(科室)形成的档案材料的日常归档工作。

第三章  档案管理

第十一条  档案人员必须自觉依法办事,严格遵守党和国家的保密法规,严格执行规章制度,确保档案和国家秘密的安全

第十二条  学校档案科是档案工作的永久保存和提供利用档案信息的中心,负责全校档案的集中统一管理和提供利用服务,负责全校各部门档案工作的业务指导、监督和检查。

第十三条  学校档案科必须建立健全档案的接收、移交手续,并及时进行分类、编目、排列、上架、编制检索工具,妥善安全地保管。同时,完善相关管理制度,确保档案的安全。

第十四条  学校档案科按照规定实施工作,对档案库房应定期检查,发现问题及隐患要及时报告,并采取措施处理。

第十五条  学校档案科要积极开展各种形式的档案信息咨询服务,开发档案信息资源。

第十六条   严格办理档案查阅、借阅登记手续。

第十七条  涉及一般档案,需要查阅、摘录、复印的,必须经档案科批准;涉及财会及审计档案,查阅、摘录、复印的,必须由档案形成部门的工作人员查阅,并由部门领导及校办审核。

第十八条  严格保密档案的管理和利用,涉及密级档案的查阅,需经校办负责人审核,报请分管档案工作的校领导及保密委领导审批。

第十九条  各部门在公务活动中形成的档案材料,应认真收集、整理和立卷,将纸质版及电子版档案于次年6月30日前移交学校档案科集中管理。

第四章 档案人员岗位职责

第二十条  专职档案人员岗位职责

(一)贯彻执行《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》《云南省档案条例》等法律法规,忠于职守,维护档案的完整与安全。

(二)负责做好全校的档案管理工作(除人事档案外)。规范管理、提高效率,做好档案信息的利用、服务工作。

(三)指导学校各部门兼职档案人员做好归档文件的整理立卷工作,督促各部门按时归档。

(四)每年按时接收部门移交的档案。

(五)做好库房档案的管理,熟悉库藏档案的内容,热情准确地为利用者提供服务。

(六)遵纪守法,刻苦学习专业知识。不断学习国家相关档案工作的新政策、新规定,贯彻落实到档案管理的实际工作中。

(七)认真完成学校领导和上级主管部门布置的各项工作,接受上级主管部门和档案行政管理部门的监督及检查。

第二十一条  兼职档案人员岗位职责

(一)负责收集、保管好本部门文件材料,保证本部门应归档文件材料的完整和安全。

(二)认真学习档案专业知识,接受专业培训和指导,提高对档案工作的认识。

(三)主动整理好本部门的文件材料,对于有保存价值的文件材料,要按时立卷、归档。不得长期保存、私自积压、毁坏。

(四)兼职档案人员调动工作时,必须严格办理归档材料的交接手续。

    (五)兼职档案人员应保持相对稳定,不宜频繁更换。

第五章 考核和奖励

第二十二条  建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度。

第二十三条  各部门档案归档等相关工作,列入部门年终检查考核中。

第二十四条  每年度由校长办公室组织对全校档案工作进行评比,对做出成绩的部门及兼职档案人员,给予专项奖励及表彰。

第二十五条  对未及时归档的部门、个人,视工作状况给予考核扣分及通报批评。

第二十六条  对于违反《中华人民共和国档案法》的行为,视情节给予纪律处分。

第六章 附 则

第二十七条  本办法经学校审定批准下发之日起执行。

第二十八条  各类档案管理规定、制度同时下发执行。

          第二十九条  原学校所发《云南中医学院档案管理办法(试行)》(云中院〔2002〕77号)规定同时废止。

第三十条    本办法由校长办公室负责解释。


 

附件:1.云南中医学院党群、行政档案管理实施细则

2.云南中医学院外事档案管理实施细则

3.云南中医学院教学档案管理实施细则

4.云南中医学院科研档案管理实施细则

5.云南中医学院财会档案管理实施细则

6.云南中医学院基本建设档案管理实施细则

7.云南中医学院实物档案管理实施细则

8.云南中医学院仪器设备档案管理实施细则

9.云南中医学院声像档案管理实施细则

10.云南中医学院出版物档案管理实施细则

11.云南中医学院档案工作规范

12.云南中医学院档案查阅室规则

13.云南中医学院档案保密制度

14.云南中学院档案接收、移交制度

15.云南中医学院档案库房管理制度

16.云南中医学院档案统计制度

17.云南中医学院档案工作“三纳入”、“四参加”、“四同步”制度

18.云南中医学院档案工作局域网管理办法

19.云南中医学院归档部门档案工作考核办法

20.云南中医学院电子文件归档管理暂行办法

21.云南中医学院家庭档案管理办法

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