校长办公室
一、总则
第一条 为使学院的行政公文管理进一步规范化、制度化、科学化，提高学院各行政部门的办文效率和质量，特制定本办法。
第二条 学院行政公文是学院行政在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是贯彻落实党和国家的教育方针、政策，发布行政规章制度，部署学院行政工作，请示和答复工作事宜，指导和商洽工作，报告情况和交流经验的重要工具。
第三条 学院行政公文必须依法、遵纪、守则和遵照学院党委、行政工作规则；坚持实事求是，精简高效和安全准确，积极推广运用电子公文。
第四条 学院的行政公文主要包括决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。
第五条 院长办公室是学院行政公文管理业务的具体负责部门。院长办公室主任是公文管理工作的第一负责人，经办部门实行部门第一行政负责人负责制，承办人员为公文办理的具体责任人。
第六条 学院行政公文管理严格执行国家保密法律、法规和学院保密的有关规定，确保党和国家及学院的秘密安全。
第七条 本办法主要适用范围：公文种类、公文格式、行文规则、公文办理、公文归档、立卷和销毁等方面的规程。
二、公文种类
第八条 学院行政公文种类主要有：
（一）决定：用于对学院重要事项、工作做出安排，发布学院有关行政工作决议。
（二）公告：用于向学院内外宣布重要事项或者法定事项。
（三）通告：用于公布学院各有关方面应当遵守或周知的事项。
（四）通知：用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文；批转下级机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位、部门周知或共同贯彻落实的事项；安排学院有关行政工作。
（五）通报：用于周知学院行政决议和有关工作情况。
（六）报告：用于学院向上级行政机关汇报工作、反映情况、答复询问和学院各部门向学院汇报工作、反映情况、答复询问。
（七）请示：用于学院向上级行政机关请求批示、批准的事项和学院各部门向学院请求批示、批准的事项。
（八）批复：用于答复下级机关和有关单位的请求事项。
（九）意见：用于贯彻落实上级行政机关的重要工作精神和学院对有关工作的见解及其处理办法。
（十）函：用于对外平行部门之间和学院内部各部门之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十一）会议纪要：用于记载、传达学院行政重要会议情况和议定事项。
三、公文格式
第九条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）公文标题应当准确简要概括公文的主要内容，除法规、规章名称加书名号外，公文标题一般不用标点符号。
（二）向上级机关请示的公文，只能写一个主送机关，如需要同时送其他上级机关，应用抄报形式。
（三）公文附件，应在《云南中医学院发文稿纸》附件栏内按顺序注明附件名称和件数。
（四）公文应标注规范的主题词。会议纪要、情况反映、简报、信息等特定格式公文不标注主题词。
（五）行文应当署签发人、会签人姓名，其中，“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。
（六）成文日期以负责人签发的日期为准，用汉字年、月、日标全，“零”写为“О”。
（七）公文除“会议纪要”外，须加盖公章，不加盖公章的公文视为无效。
（八）发文字号年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位，不加“第”字。如2006年“云南中医学院文件”、“云南中医学院院长办公室文件”第8号的发文字号分别为：云中院字〔2006〕8号、云中院办字〔2006〕8号。
（九）印刷字体：公文标题用小2号小标宋体字标识，正文、发文字号、签发人、附件、附注、成文日期、抄送（抄报、抄发）机关、版记用3号仿宋体字标识，文中如有小标题，可用3号楷体字标识；“主题词：”三字及冒号用3号黑体字标识，主题词词目用3号小标宋体字标识。
（十）公文用纸一般使用A4（210mmX
四、行文规则
第十条 行文应当确有必要，注重效用。
第十一条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告，并遵行拟稿人、签发人文责自负的原则。
第十二条 学院行政机关公文版头有“云南中医学院文件” 和“云南中医学院院长办公室文件”；学院行政特定格式公文版头有“云南中医学院行政会议纪要”和“云南中医学院简讯”。
（一）“云南中医学院文件”用于重大工作、重要活动的请示、报告及综合性、政策性强，有重要指导意见的通知、决定、批复、通报和全院性执行的规定等。
（二）“云南中医学院院长办公室文件”，用于传达学院行政指示或经学院行政同意转发学院各有关部门及单位的通知、决定（包括同学院党委办公室的联发文件）等。
（三）“云南中医学院行政会议纪要”，用于记录、传达学院行政会议的主要精神和决定。
（四）“云南中医学院简讯”，用于发布学院在一定时期内开展的重要工作情况、发生的重要事件等信息。
第十三条 文件编号。“云南中医学院文件”和“云南中医学院院长办公室文件”分别编号为“云中院字”和“云中院办字”，其中“云中院字”文件根据专类工作还可分编专类文号，即：“云中院字”和“云中院教字、云中院监审字、云中院人字、云中院外字、云中院科字、云中院资字、云中院财字、云中院后字”。
第十四条 文件签发。
（一）“云中院字”文件，属发布学院行政的决议、决定、行政规章制度、规划、计划、行政干部聘任或周知全院执行的文件由院长签发；属主报上级机关的重要事项或事涉全院重大工作的，由分管副院长审核后院长签发，院长外出时由主持工作的副院长签发；属院内行文发布各分管院领导职责范围内的行政决议、决定，由所属工作分管院领导签发；其他专类文件由各分管院领导签发。
（二）“云中院办字”文件，属重大事项或带全院性的专项工作安排由院长签发，其他根据文件内容由事涉分管的副院长签发；用于发布院长办公室职权范围内的事项由院长办公室主任签发。
（三）文件签发责任。按公文管理运行工作程序形成的文件，由签发人对所签公文的内容和文字负责，并在文头表注签发人。
第十五条 根据《国家行政机关公文处理办法》“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文”的规定，学院行政机关各部门不得制作文件版头，确需行文的，按学院行政工作规则履行程序后由院长办公室统一印发。
第十六条 除确有必要外，一般不得越级行文；必须越级行文时，应抄报越级机关。
第十七条 “请示”公文应一文一事，除领导直接交办的事项外，一般不直接送领导个人，不能抄送同级和下级机关。“请示”内容在没有得到上级批示前不得下达。不得在“报告”中夹请示事项。
五、公文办理
第十八条 公文办理分为发文办理和收文办理。
第十九条 发文办理指以学院名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第二十条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。
第二十一条 公文的收文和分办
（一）以学院为主体的外来公文、函件，由院长办公室签收、登记、审批后，分送有关领导和部门。各部门（单位）收到来文时，应及时交院长办公室处理，如因部门（单位）原因导致工作延误，由该部门（单位）相关人员承担相应责任。
（二）各部门收到需要办理的公文，要严格按时限办复。不能按时办复的，要在到达期限前向发文部门和来文单位说明情况。
（三）报送公文，尤其是请示或审批件，需由各部门（单位）的管理人员逐级办理，不得由无关人员或当事人报送；对越级上报、越级行文和直接给领导个人行文的，相关领导和公文处理部门不予受理。
（四）呈请上级领导批复的请示等重要公文，需由呈报部门或人员直接送达，以利了解、沟通与及时协调，其他人员不得代收、代转、代呈。
（五）各部门或单位需学院审批签发的请示事项，答复可由院长办公室正式行文答复，可用审批单备案答复或采取电话答复和口头答复；有的请示事项可由学院领导授权有关部门给予答复。
（六）经领导审核不同意的请示，由承办部门电话答复呈报部门，说明原因，并做好电话记录。
第二十二条 草拟公文
（一）草拟公文必须符合党和国家的法律法规、方针政策和有关规定；必须按公文所涉及工作的权限，经相应职级的领导审核同意，重要公文需由审核同意的领导签字，以示负责。
（二）草拟公文应实事求是，情况确实；观点简明，表述准确；符合文体，层次分明；字词规范，标点正确；直述不曲，言简意赅。
（三）人名、地名、数字、引文要准确。引用公文先引标题后引发文字号。引用单位名称要规范，引用时间应写明具体的年月日。
（四）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。同一公文中，数字的使用前后要一致。
（五）文稿中使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。
（六）起草公文除第一页“云南中医学院发文稿纸”用钢笔填写外，正文初稿必须用3号仿宋体打印。部门领导、会签单位和院领导在初稿上作过修改的修改件为原始存档件。
（七）凡涉及其他部门职权范围工作的公文，应主动与有关部门会签，会签后才能行文。上报的公文，如与有关部门协商意见不一致的，要如实反映。
（八）公文起草单位要在“云南中医学院发文稿纸”上准确填写公文“主报、抄报、抄送、送、发”的单位，不得随意扩大发文范围。
（九）原则上除特别重要的全院性重大方案由院长办公室草拟外，分管领导应指导分管部门草拟有关分管工作的公文，责成落实文件要求的有关工作。
第二十三条 学院承担法律责任等的工作文书的办理要求：
（一）提请院长作为法定代表人承担法律责任或签订相关工作文书，各相关工作机构和人员需向院长提供相应的工作事实、依据和法律顾问出具的法律意见书等文书，并承担各自相应的工作或法律责任；由院长同意后方可行文。
（二）由院长作为法定代表人承担法律责任或签订相关工作文书的，须由法定代表人或具有法定代表人授权委托书的相应签字，任何人不得擅自签字；否则，视为无效。
（三）其他特殊公文由相关职能部门拟出相应工作文书，职能办文部门第一负责人签字签章、分管领导签字；必要时由院长办公室按院长要求送请学院法律顾问审核并出具法律意见书。
（四）特殊公文的办理，由院长办公室与相关职能部门共同负责。
第二十四条 公文的审核和审批
（一）部门起草的公文文稿不得直接送院领导审签，应严格按公文运转程序办理。由办文部门领导对政策和文字进行审核把关，送院长办公室审核后，办文部门呈送有关院领导签发。公文内容涉及其他相关部门的，办文部门先送相关部门会签，再由院长办公室审核后，办文部门呈送有关院领导签发。
（二）院长办公室对公文审核的重点是：行文的重要性、必要性及有关公文处理的技术性问题等。
（三）审核和签发文件须用钢笔。
（四）经院领导签发的文件内容，一般不得擅自改动，如要改动，须请示原签发领导；属于技术性问题，由院长办公室根据具体情况处理。
（五）公文从拟文到办结一般在每个环节不得超过2个工作日。涉及由学院法定代表人签定有关对外合作和承担法律责任等的工作文书，至迟应在签订前3天送达有关公文和资料；遇急件公文，拟办单位商院长办公室酌情处理。
（六）无特殊批准和安排的非重大问题、一般日常性工作文书，在通气的基础上，由分管领导负责办理；需向院长报告、商议、请示的重要公文或重大工作方案设计，应先口头直接向院长报告、商议或请示同意后再正式行文；分管领导不宜对分管工作的有关文稿和方案采取全体院领导或职能部门传阅、圈批方式代替审议、审批手续。
第二十五条 公文的印制
（一）公文由院长办公室统一印制。部门需要送外印制的公文，应经院长办公室同意。
（二）已编发文字号的公文由各部门将公文原件和电子文件一并送院长办公室。
（三）公文印制前须经办文部门校对并签名。
（四）公文印制完毕并加盖公章后办文单位负责装订形成正式公文。外送正式公文由办文单位发送，院内单位由院长办公室发送。办文单位必须正式公文形成后一式一份交院长办公室存档。
第二十六条 公文印鉴的使用
（一）凡已拟定并发出（报出、送出）的公文，均须签署相应职级部门或单位的印鉴（公章）；重要事项的批件，审批领导应同时签字并署名。
（二）使用学院法定代表人印鉴的相关工作文书，须经学院法定代表人审核同意或认可。
（三）各行政部门或单位印发或呈报的公文，须经该部门或单位的领导审核同意或认可后方可用印。
（四）各级部门或单位应建立公文印鉴的使用制度，落实责任人，登记用印公文的名称或主要事由、承办人、审批人、发出（报出、送出）公文的对象等要素。
六、立卷、归档、销毁
第二十七条 公文办完后，由院长办公室根据《云南中医学院档案管理办法（试行）》的规定，将定稿、正式公文和有关资料整理后，在次年6月30日前移交学院档案室。
第二十八条 没有存档价值或多余的公文，经鉴别并经院长办公室负责人批准，可以销毁。秘密公文的销毁，一律由学院机要室负责处理，其他任何部门无权自行销毁。
第二十九条 学院行政公文由院长办公室秘书科专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
七、附则
第三十条 本管理办法自印发公布之日起执行。2002年8月印发的《云南中医学院行政公文处理办法》（云中院字〔2002〕89号）同时废止。
第三十一条 本管理办法由学院院长办公室负责解释。
