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云南中医学院办公系统运行管理暂行办法

2013-08-28 09:41【打印】阅读次数:

云南中医学院办公系统运行管理暂行办法

 

为提高我院办公效率,提升综合管理水平,节约办公运行成本,规范办公流程,结合学院实际,特制定本暂行办法。

一、总则

    云南中医学院办公系统是一个覆盖全院各部门(单位)的办公信息管理系统。通过该系统,可以实现无纸化办公和信息资源共享。该系统是学院信息化建设和管理工作的重要组成部分,是提高我院整体管理水平的重要手段。

二、工作机制

(一)办公系统面向学院在职在编教职工使用;以部门(单位)为单位进行管理,各部门(单位)主要负责人为本部门(单位)系统使用管理的责任领导,各部门系统管理员具体负责系统的日常使用和管理;党办、院办是系统使用指导;现代教育技术中心负责系统的运行、维护和技术指导。

(二)各部门(单位)需指定一名本部门(单位)的系统管理员,负责本部门(单位)办公系统的操作和信息维护,协调处理相关事宜,查收办公系统中发布的各类文件、信息,并履行相关告知、文件传阅和归档等职责;变更、处理本部门(单位)和所属人员信息等职责。

   (三)各部门(单位)更换部门管理员时,应及时通报学院党办、院办和现代教育技术中心,并将管理员信息(姓名、职务、联系方式)及时送现代教育技术中心进行更新。

三、账户管理

(一)办公系统采用实名制(工号)账户管理,各用户拥有的账户公文处理权限由党办、院办根据该用户所属部门(单位)的归属和岗位职责进行授权分配。

(二)对于学院新增人员的开户和调离岗位人员的销户或转户的手续办理,由学院人事处直接提交人员信息给现代教育技术中心,现代教育技术中心根据人员的部门归属情况及党办或院办意见进行办理。

(三)使用部门(单位)名称、电子公章、用户出现变更、撤销、合并等情况而需要在办公系统中做相应变更,由新组建部门向党办或院办提出书面意见,经核准后,提交现代教育技术中心具体办理。

  (四)各用户应妥善保管自己的账户资料。使用人必须做到人离开及时退出系统,以预防无关人员登录使用,从而确保帐户及信息安全。用户密码遗失或遗忘应及时通知本部门(单位)的系统管理员,由本部门(单位)的系统管理员进行恢复重置。

  四、人员管理

(一)学院各部门(单位)指定的部门系统管理员,必须政治可靠、责任心强、具备良好的服务意识和相应的专业技术水平,熟悉办公系统的操作流程及相关管理规定,了解国家有关法律、法规和规章,尽职工作,确保工作质量。

   (二)使用办公系统的所有人员要遵守系统运行的规定,按照自己的权限,认真完成本人在系统中所承担的工作;必须对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责,不得将涉密信息、带毒文档录入系统。

  (三)使用办公系统的人员,如因出差、请假等特殊原因离开而无法及时登录办公系统处理文件时,须事先通过办公系统委托代办授权功能,委托相关人员代为办理,代理人应履行委托人的一切义务。

  (四)任何人不得在办公系统上发布与工作无关的公告,一切言论应遵守国家相关法律法规,同时尊重他人权益和隐私。

  (五)部门系统管理员要及时进入办公系统查看相关信息,以保证公文的正常流转和信息的及时传送。在收到各类会议通知时,应按会议要求通知本部门(单位)的参会人员,并及时在办公系统中进行确认。

(六)部门系统管理员在查看到与本部门(单位)相关的新文件、新信息时,要及时报告本部门(单位)的主要负责人。

五、电子公文管理

  (一)电子公文是指有别于纸质公文的以计算机电子文档为载体,以计算机网络及其他数据通信介质为传递渠道的公文及公文处理形式。

(二)上级和非隶属单位普通来文,按归口统一交由党办或院办收文并扫描进行数字化处理后,进入办公系统,由系统收文管理启动该文的相关办理流程。

(三)为保证公文处理的时效性,各部门(单位)负责人、系统管理员在日常工作中要及时进入系统查看需要由自己处理的文件,不能以未获取办公信息的任何理由延误工作。由此造成的责任或事故,由本人承担。

(四)学院电子公文归档实行纸质载体(包括文件和领导签签批意见)和电子文档双套归档制。各部门(单位)在办公系统上运行的电子公文,办结后统一由本部门(单位)系统管理员完成归档工作,并按学院档案管理的相关规定及时归入学院档案室进行统一管理。

   (五)学院党政对外纸质发文材料报送,办理过程要通过办公系统完成。

  (六)办公系统中的电子公文与原纸质公文具有同等效力。部门(单位)通过办公系统发布电子公文时,必须加盖部门的电子印章。部门(单位)从办公系统中转换、保存、复制、打印公开发布的公文为纸质公文,被打印的纸质公文与系统中的电子公文具有同等效力。

(七)对外发文和用于存档的纸质公文由党办或院办统一印制和用印。

六、涉密公文管理

涉密公文及相关资料不得通过办公系统办理,仍沿用原有处理办法并按规定范围发布,如违反规定并造成泄密等事故的,依据《保密法》及《云南中医学院教职工处分暂行办法》对相关责任人员进行处理。

七、手机短信发布管理

(一)学院设置办公系统短信平台专用号码,各部门(单位)因工作需要,可通过该信息平台发布信息

(二)短信平台的管理。党委办公室、院长办公室、纪委办公室按归口分别负责相关短信发布。重要工作通过短信平台发布消息时,发布单位(部门)与现代教育技术中心联系,并对发布的接收情况进行跟踪和确认。

八、应急处理

当办公系统出现故障,应及时通知现代教育技术中心查明原因,排除故障。如故障无法及时排除时,各使用部门(单位)可暂时按照原方式(有纸化办公)进行操作,保障正常办公。待恢复正常后,需在系统中补发已办纸质文件。

九、 附则

1、如违反上述规定,根据情节轻重,将按照国家与学院的相关规定进行处理。

2、本暂行办法由现代教育技术中心负责解释。

3、本暂行办法自发文之日起施行。

 

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