第一章总则
第一条 依据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》《云南省档案条例》等法律法规,为完整、准确、系统、规范地收集、保管、开发和利用学校档案,使档案工作更好地为教学、科研、医疗、管理服务,特制定本办法。
第二条本办法所称的档案,是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 档案工作是学校工作的重要组成部分,是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志,是维护学校国有资产和社会合法权益的重要保证。
第四条 档案管理遵循“统一领导、集中管理、分级负责”的原则,确保档案的完整、准确、系统、安全和有效开发利用。
第五条 档案工作纳入学校工作计划,纳入部门行政管理目标考核项目,在布置、检查、总结、验收、考核各项工作的同时,布置、检查、总结、验收、考核档案工作。
第六条 学校对档案工作的岗位设置、人员编制、经费预算、库房设施、现代化办公技术建设等方面给予必要的支持和保证。
第二章档案管理机构设置
第七条 学校档案工作在校长的统一领导下,由校长办公室主任(副主任)具体分管,校长办公室设档案科,并配置专职档案人员,对学校档案集中统一管理(其中干部人事档案由党委组织部管理,并按照《云南中医学院干部人事档案材料收集归档规定》《云南中医学院查借阅干部人事档案的办法》《干部人事档案查(借)阅制度》进行管理)。
第八条 学校档案工作由上级教育行政部门领导,接受档案行政管理部门的业务指导、监督及检查。
第九条 成立学校档案工作管理委员会,负责检查全校档案工作,审定档案工作计划、规章制度,负责档案工作考评及表彰奖励。
第十条建立学校档案工作管理网络。各部门必须明确一名领导直抓部门档案工作,并明确1-2名兼职档案人员,负责本部门(科室)形成的档案材料的日常归档工作。
第三章档案管理
第十一条 档案人员必须自觉依法办事,严格遵守党和国家的保密法规,严格执行规章制度,确保档案和国家秘密的安全。
第十二条 学校档案科是档案工作的永久保存和提供利用档案信息的中心,负责全校档案的集中统一管理和提供利用服务,负责全校各部门档案工作的业务指导、监督和检查。
第十三条 学校档案科必须建立健全档案的接收、移交手续,并及时进行分类、编目、排列、上架、编制检索工具,妥善安全地保管。同时,完善相关管理制度,确保档案的安全。
第十四条学校档案科按照规定实施工作,对档案库房应定期检查,发现问题及隐患要及时报告,并采取措施处理。
第十五条 学校档案科要积极开展各种形式的档案信息咨询服务,开发档案信息资源。
第十六条 严格办理档案查阅、借阅登记手续。
第十七条涉及一般档案,需要查阅、摘录、复印的,必须经档案科批准;涉及财会及审计档案,查阅、摘录、复印的,必须由档案形成部门的工作人员查阅,并由部门领导及校办审核。
第十八条 严格保密档案的管理和利用,涉及密级档案的查阅,需经校办负责人审核,报请分管档案工作的校领导及保密委领导审批。
第十九条 各部门在公务活动中形成的档案材料,应认真收集、整理和立卷,将纸质版及电子版档案于次年6月30日前移交学校档案科集中管理。
第四章档案人员岗位职责
第二十条 专职档案人员岗位职责
(一)贯彻执行《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》《云南省档案条例》等法律法规,忠于职守,维护档案的完整与安全。
(二)负责做好全校的档案管理工作(除人事档案外)。规范管理、提高效率,做好档案信息的利用、服务工作。
(三)指导学校各部门兼职档案人员做好归档文件的整理立卷工作,督促各部门按时归档。
(四)每年按时接收部门移交的档案。
(五)做好库房档案的管理,熟悉库藏档案的内容,热情准确地为利用者提供服务。
(六)遵纪守法,刻苦学习专业知识。不断学习国家相关档案工作的新政策、新规定,贯彻落实到档案管理的实际工作中。
(七)认真完成学校领导和上级主管部门布置的各项工作,接受上级主管部门和档案行政管理部门的监督及检查。
第二十一条 兼职档案人员岗位职责
(一)负责收集、保管好本部门文件材料,保证本部门应归档文件材料的完整和安全。
(二)认真学习档案专业知识,接受专业培训和指导,提高对档案工作的认识。
(三)主动整理好本部门的文件材料,对于有保存价值的文件材料,要按时立卷、归档。不得长期保存、私自积压、毁坏。
(四)兼职档案人员调动工作时,必须严格办理归档材料的交接手续。
(五)兼职档案人员应保持相对稳定,不宜频繁更换。
第五章考核及奖惩
第二十二条 建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度。
第二十三条 各部门档案归档等相关工作,列入部门年终检查考核中。
第二十四条每年度由校长办公室组织对全校档案工作进行评比,对做出成绩的部门及兼职档案人员,给予专项奖励及表彰。
第二十五条 对未及时归档的部门、个人,视工作状况给予考核扣分及通报批评。
第二十六条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为,视情节给予纪律处分。
第六章附则
第二十七条 本办法经学校审定批准下发之日起执行。
第二十八条 各类档案管理规定、制度同时下发执行。
第三十条 本办法由校长办公室负责解释。