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云南中医学院档案借阅办法

2013-06-14 15:45【打印】阅读次数:

云南中医学院档案借阅办法

 

一、查阅档案仅限于本院工作人员,外单位如需查阅,需持单位介绍信(介绍信须写明查阅时间、查阅范围和查阅人身份),经立卷部门负责人同意和档案管理部门负责人批准后方可查阅。查阅人必须负完全保密责任,并履行相关登记手续。

二、查阅档案应区别不同情况办理有关手续:

1.查阅本部门立卷的档案,经部门兼职档案员到档案室查阅。

2.查阅非本部门立卷的档案,应征得该立卷部门负责人同意并办理相关手续后到档案室查阅。

3.查阅学院党委会会议记录、院务会会议记录、党政联席会会议记录,由党办主任、院办主任在档案室内查阅,不得复印。

4.查阅有密级的科研档案,只限该课题组负责人直接查阅;无密级的科研档案,需经该课题组负责人同意后方可查阅。

5.因私查阅本人学籍档案的,须持本人有效证件;因私委托他人查阅学籍档案的,被委托人须持查阅人委托书及有效证件,经由立卷部门领导批准后方可查阅。

三、学院档案原则上不外借,确因特殊工作需要外借时,应按以下程序办理:

1、已解密的开放档案,须经借阅部门负责人同意并在外借申请上签字后,提交到院办,经院办主任同意并在外借申请上签字后,方可外借。

2、保密档案,应根据实际情况先将外借申请报有关学院领导及部门领导签字批准,然后再经院办主任审查签批同意后,方可外借。

3、外借档案时,还应履行下列手续:

借阅人必须与档案科签订《外借档案保密安全责任书》。档案借出期限为:党政档案不超过一周,其它档案不超过两周。逾期借阅,须到档案科办理续借手续。

四、国家法定假期和寒暑假借阅档案的须提前2天预约。

五、严禁借阅者在档案上涂改、勾画、批注;更不得污损、折叠、抽取、调换、剪裁、毁坏档案。对档案造成损失的,将视情节及档案价值,依照《中华人民共和国档案法》和其他有关法律、法规论处。

六、严禁借阅者携带易燃、易爆、腐蚀性物品进入档案管理区域和在档案管理区域吸烟。

七、档案科工作人员应热情接待查阅、借阅档案者。

 

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