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云南中医学院档案实体分类方案

2013-06-14 15:42【打印】阅读次数:

云南中医学院档案实体分类方案

 

一、编制目的

为了适应学院档案工作日益发展的需要,实现档案实体分类、编号、排架、检索的科学化和规范化,促进整体业务建设的深化,充分发挥档案的作用,更好地为学院各项工作服务,根据《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》,结合我院实际,特制定本方案。

二、编制原则

以学院全部档案为对象,按档案形成的领域范畴,结合档案记述和反映的内容,特点,在保持其形成的自然规律的前提下,确定统一的实体分类体系。把产生于同一活动领域,记录和反映相同的性质的文件视为有机联系的整体,分别设类,尽可能地体现思想性、科学性、适用性。

三、档号结构、标识和模式

()档号结构:一般包括年度号、分类号、案卷号三部分;库藏有多个全宗的,应在年度号前加全宗号;标识到文件级的,应在案卷号后加件号。

()档号标识:采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。

1.全宗号用阿拉伯数字按1n标识。

2.年度号用四位阿拉伯数字标识。

3.分类号由一至三级类目代号组成。一级类目采用名称主词的汉语拼音的第一个字母标识。如行政标识“XZ”。二级类目采用“双位制”,第一个“综合”为“11” ,其余依次层累。三级类目与二级类目标识相同,其中科研,基建、设备、产品类的三级项目为项目代号,用两位阿拉伯数字按01n标识。

4.案卷号即是按所选择的分类号中最下位类的案卷顺序号,用阿拉伯数字按1n标识。

5.件号用阿拉伯数字按1n标识。

6.全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间,用连接符号“—”连接。

(三)档号模式

1. 案卷级:年度号+分类号+案卷号

1999年行政综合类档案为例:1999-XZ11-1n

    2. 文件级:年度号+分类号+件号

2012年行政综合类档案为例:2012-XZ11-1n

  档案的实体排架问题: 

档案按照档号排架,采用一级类目——年代纵向排列。先排永久文件,后排长期、短期文件。

  根据学院档案产生的领域,结合档案记述的内容性质,确定了十三个一级类目。档案实体分类方案具体如下:

(一) 党群 DQ  ——党务综合类                   DQ11

                    ——纪检类                       DQ12

                    ——组织类                       DQ13

                    ——宣传教育类                   DQ14

                   ——统战类                       DQ15

                   ——工会类                       DQ16

                   ——团委                         DQ17

(二) 行政 XZ  ——行政综合类                   XZ11

                   ——合同、协议书、委托书         XZ19

                   ——人事                         XZ12

                   ——监察、审计类                 XZ13

                   ——保卫、武装                   XZ14

                   ——后勤与产业                   XZ15

                   ——档案、图书                   XZ16

                   ——资产管理类                   XZ20

(三) 外事 WS  ——综合类                       WS11

                   ——出国(境)                   WS12

                   ——来访、讲学                   WS13

                   ——国际合作、会议               WS14

                   ——留学生工作                   WS15

(四) 教学 JX   ——教学工作综合性文件           JX11

                   ——学科、专业、实验室建设材料   JX12

                   ——招生                         JX13

                   ——学籍管理                     JX14

                   ——课堂教学、教学实践、教学研究 JX15

                   ——学位                         JX16

                   ——毕业生                       JX17

                  ——教材                         JX18

(五)  科研 KY ——综合管理部分                 KY11

                  ——项目(课题)研究部分         KY12

(六)  财会 CK

(七)  基本建设JJ  ——综合性文件              JJ11

                      ——基建项目部分             JJ12

(八)  实物档案 SW

(九)  仪器设备 SB

(十)  声像档案 SX

(十一)人物档案 RW

(十二)出版物 CB ——综合管理                   CB11

                    ——版物项目                   CB12

(十三)成教 CJ ——教学工作综合性文件           CJ11

                  ——学科、专业、实验室建设材料   CJ12

                  ——招生                         CJ13

                  ——学籍管理                     CJ14

                  ——课堂教学、教学实践、教学研究 CJ15

                  ——学位                         CJ16

                  ——毕业生                       CJ17

                  ——教材                         CJ18

 

 

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